Pillole di Smart Working

Ti stai avventurando per la prima volta nel mondo dello smart o remote working? Noi lo facciamo da un po': ecco qualche trucchetto che abbiamo imparato :)

Oggigiorno tutto è  “smart”: telefoni, orologi, automobili… e anche il modo di lavorare si è evoluto. Lo smart working – che può vedersi come l’erede spirituale del telelavoro – si avvantaggia di tutte le componenti smart per permettere di lavorare con orari flessibili e praticamente da ovunque. È facile però sentirsi persi nelle prime esperienze in questo nuovo universo Agile: ecco dunque otto buone pratiche per il perfetto smart worker.

1. Padroneggia i tuoi strumenti digitali

Oltre al possedere una buona connessione Internet, per poter lavorare in modo smart è importante conoscere e saper sfruttare gli strumenti definiti dal proprio team di lavoro, senza confonderne gli scopi.

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Nel nostro caso, utilizziamo Slack come strumento di messaggistica interna e Trello per gestire i progetti e comunicare gli stati di avanzamento. Confluence rappresenta la nostra knowledge base, nella quale manteniamo tutta la documentazione interna, mentre utilizziamo Google Docs per condividere documenti verso l’esterno. Google Meet ci permette di videochiamare i nostri collegi o organizzare veri e propri meeting virtuali, che  programmiamo con anticipo su Google Calendar. Il codice sorgente dei nostri progetti è al sicuro su Github, e utilizziamo Horace per tenere traccia di come impieghiamo il nostro tempo su di essi.

Gli strumenti digitali a nostra disposizione sono tantissimi:

scegli con cura quali utilizzare insieme al tuo team! 🔨

2. Adatta il tuo stile di comunicazione con il team

Lo sapevi che in un minuto di conversazione faccia a faccia scambiamo fino a 10.000 segnali non verbali? Purtroppo, digitalmente perdiamo parte di questa qualità comunicativa: è quindi necessario apprendere alcuni trucchi per assicurare un efficace scambio di informazioni online.

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  • Prenditi un secondo in più prima di inviare un messaggio e rileggilo per assicurarne la precisione e la chiarezza: risparmierà un possibile botta e risposta di chiarimento successivo.
  • Aggiungi un contesto: non dare per scontato che chi si trova dall’altra parte sia al corrente di tutte le situazioni.
  • Utilizza emoji per aggiungere sentimento alla frasi scritte: in questo modo sarà più semplice per la controparte interpretare il contenuto del messaggio, sopratutto quando ci sono in gioco umorismo o sarcasmo. 😉 Scorciatoia: "Windows + ."  su Windows o "Command + Shift + Space" su MacOS.
  • Presupponi sempre un intento positivo nei messaggi che leggi: toni e sfumature si perdono in forma scritta, ed è facile malinterpretare.
  • Quando la chat non è abbastanza, usa il video: se noti una reciproca incomprensione o difficoltà nel comunicare una particolare situazione, organizza o pianifica una videochiamata.
  • Dare dei feedback online potrebbe risultare ancora più complesso che farlo di persona; ad ogni modo,
i feedback sono fondamentali per poter applicare il nostro valore di miglioramento continuo. Ecco qualche qualche rapida strategia!

3. Struttura accurate riunioni virtuali

La ricetta per il meeting perfetto è semplice sulla carta, ma difficile da realizzare: servono (solo e soltanto) le persone giuste, una struttura ben definita e condivisa con anticipo, una durata prefissata, un facilitatore e un output scritto. Tanti meeting, pianificati con i migliori presupposti, falliscono perché non si pone attenzione a questi elementari ingredienti. Le riunioni digitali non rappresentano un’eccezione a queste regole d’oro.

Remote Working in Iceland Self-Portrait (See a video tour of this co-working space at YouTube.com/TravelingwithKristin)
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  • Di più non vuol dire necessariamente meglio; come per le riunioni fisiche, un numero limitato di persone rende la riunione più coinvolgente ed efficiente: scegli con cura gli invitati! Tutti gli altri potranno comunque leggere il report.
  • Pianifica la riunione con anticipo (almeno di qualche giorno) e condividi un ordine del giorno che tutti possano visionare e completare: aiuterà tutti ad arrivare più preparati e consapevoli di quanto accadrà; per un meeting efficace, tale OdG (agenda) dovrebbe avere anche un timing per ogni punto.
  • Segui l’andamento temporale punto per punto, cercando di rispettare i tempi; una persona adibita a facilitatoreaiuterà un corretto svolgimento della riunione.
  • Una riunione dovrebbe sempre avere un output scritto di qualche tipo (report): sia come riassunto di quanto discusso e delle decisioni prese, per poterle memorizzare e intraprendere meglio, sia per condivisione a tutti quelli che non hanno partecipato.
  • Direziona la webcam al livello degli occhi (nessuno vuole vedere l’interno del tuo naso!) e cerca di guardare verso l’obiettivo – e non le facce delle persone nella videochiamata: se no, sembrerà che stai guardando da un’altra parte mentre parli. 👀
Qual è il miglior spirito per affrontare una riunione? Ascolta più di quanto parli; non interrompere chi sta parlando e adotta un ascolto attivo. 👂

4. Organizza la tua postazione di lavoro e riduci le distrazioni

Non vedevi l’ora di lavorare da casa per poterlo fare direttamente dal tuo comodo letto? da evitare!

Non solo diminuisce la tua produttività, ma risulterà sempre più difficile addormentarti, in quanto il cervello non riuscirà più a distinguere l’ambiente di lavoro con il luogo dove riposarsi.

Avere una postazione di lavoro definita e organizzata è essenziale per un efficace lavoro in remoto. Se puoi, adibisci una delle stanze (con porta) di casa tua a ufficio; se non hai questa possibilità, riserva un tavolo a questa specifica funzione – evita il tavolo da cucina, perché dovrai utilizzarlo per altri scopi durante l’arco della giornata. Questa postazione sarà il tuo spazio magico: una volta entrati in questa stanza/area, saprai che è ora di lavorare, mentre una volta uscito potrai staccare completamente. Inoltre, cerca di mantenere pulito e organizzato il tuo ambiente di lavoro: si rifletterà nel tuo modo di lavorare!

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Essere a casa significa poter fare la lavatrice tra una riunione e l’altra (yeah! … mhh… neh). Procrastinare in maniera produttiva è uno dei problemi dello smart working: stiamo affrontando un compito particolarmente difficile e non ne veniamo a capo… “perché non diamo una spazzata per terra nel frattempo, così almeno facciamo qualcosa di produttivo?” ❌ Se cadete spesso vittima di questo tranello, create una “to-don’t list: definite una serie di attività che vi proibite di fare mentre lavorate – per quanto siano egualmente produttive – e appuntatevele da fare per dopo.

Infine, ricordandoci di quanto fa male il multitasking,

cerchiamo di limitare le distrazioni (esterne o proprie) e di organizzare il lavoro in corte sessioni ad alta concentrazione. 🍅

5. L’abito fa il monaco: vestiti da lavoro e segui una routine

Lavorare in pigiama è il sogno di ogni smart worker alle prime armi. Ma è assolutamente da evitare. ❌

Alzarsi e avere una routine mattutina, in maniera simile a quando si va in ufficio, è importante per migliorare la produttività: vestirsi è un segnale che aiuta il cervello a capire che è tempo di lavorare – e non di rilassarsi o continuare a dormire. Non è ovviamente necessario vestirsi come si farebbe uscendo, ma il cambio dal vestiario notturno è fondamentale. Ricorda inoltre che durante la giornata potresti avere meeting virtuali in videoconferenza: non farti trovare impreparato – almeno dal busto in su! 🙆‍♂️

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6. Pianifica la tua giornata e delinea la sua fine

È vitale strutturare la giornata lavorativa e sapere quando si farà cosa: in assenza di questa forma, sarà molto più facile lavorare a vuoto e distrarsi. Al nostro cervello piace quando si ha un piano e lo si segue: si utilizzano molte meno energie! Inoltre, se riuscirai a pianificare fin dal giorno precedente, risparmiare al “te” del futuro lo sforzo di affrontare questo primo ostacolo – proprio di primo mattino. 🥱

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Hai mangiato la rana? Una delle più semplici ed efficaci tecniche di produttività è quella di eseguire il compito più difficile della giornata per primo; una volta che hai mangiato la rana, tutto il resto sarà più saporito! 🐸

Un altro potenziale problema dello smart working, è quello di… lavorare troppo! Senza un evidente confine tra casa e lavoro, può risultare più difficile capire quando staccare. Per aiutarti, pianifica un “rituale” con il quale terminare la tua giornata lavorativa: stila un piccolo riassunto di cosa hai fatto oggi (se vuoi, usa Horace!), pianifica quello che vuoi fare domani o, semplicemente, spegni il computer e riordina la tua postazione. Dopodichè, riposati! 🔚

7. Mens sana in corpore sano

Se la tua postazione di lavoro è a pochi passi dal tuo letto, non è scontato raggiungere un minimo salutare di movimento giornaliero. Eppure, per poter lavorare bene e mantenere una buona concentrazione, è necessario badare al proprio fisico. Adotta pause durante le tue sessioni di lavoro, se possibile evitando lo schermo dei propri dispositivi digitali: sgranchisciti le gambe, guarda fuori dalla finestra o mangia un frutto. Lo stile di vita dello smart worker può risultare sedentario, quindi

prometti a te steso circa 30 minuti di esercizio fisico giornaliero per far battere il tuo cuore e circolare il sangue. 💗
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8. Aperitivi smart

Così come faresti normalmente, è importante trovare dei momenti da trascorrere con i colleghi di lavoro… senza parlare di lavoro! Che sia una pausa caffè virtuale o un apertivo smart, pianifica questi momenti per poter socializzare, divertirti e creare legami con i tuoi compagni. Gli stessi strumenti digitali utilizzati nel contesto lavorativo sono a disposizione: Slack, Google Meet, ecc.

Photo by engin akyurt / Unsplash
A presto per un aperitivo smart!

Hai qualche pratica smart da condividere con noi? Contattaci: sharing is caring! 🚀