La scorsa settimana Porto (Portogallo) ha ospitato uno dei più importanti eventi dell'anno a tema mobilità: l'Erasmus Generation Meeting (EGM). Questo avvenimento internazionale ha attirato circa 1000 persone da tutta Europa e oltre, per alcuni intensi e stimolanti giorni di formazione, scambio e networking. Mescolando speaker di talento, aziende e associazioni prestigiose, studenti e apprendisti promettenti, università e istituzioni,
l'evento ha favorito connessioni e idee, instaurando nuovi percorsi verso esperienze di mobilità e carriere internazionali.
Quasi due anni fa, mi fu proposto di collaborare all'organizzazione dell'evento. In particolare, avrei potuto guidare un piccolo gruppo di abili volontari portoghesi nel progettare l'infrastruttura informatica in vista del meeting. Data la natura, dimensione e attrattività dell'EGM, la risposta fu immediatamente positiva: che sfida stimolante!
Tra i vari compiti, il nostro focus principale si sarebbe indirizzato nel creare un'applicazione che potesse guidare i partecipanti durante l'Erasmus Generation Meeting, consentendogli di conoscere e sfruttare l'incontro al meglio.
Dopo diverse settimane di lavoro, abbiamo infine pubblicato la EGM app.
Per raggiungere quanti più partecipanti possibili, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, abbiamo optato per lo sviluppo di un'applicazione web come interfaccia principale. Parallelamente, per assicurare alta disponibilità e scalabilità a una piattaforma che sarebbe stata utilizzata intensivamente da un migliaio di persone contemporaneamente, abbiamo progettato un'infrastruttura cloud basata sugli Amazon Web Services.
Fin dall'inizio, sapevamo che l'evento avrebbe ospitato un centinaio di sessioni, spalmate su tre giorni e portate avanti in contemporanea in diverse sale. Pertanto, una delle prime funzionalità progettate è stata un'area contenente una panoramica dei contenuti dell'evento, che permettesse l'agile creazione di un'agenda personalizzata.
Date le dimensioni e la complessità dell'edificio principale, distribuito su diverse ale e piani, sapevamo che i partecipanti avrebbero faticato a orientarsi nella ricerca delle diverse stanze. Per questo, in fase di progettazione, abbiamo aggiuinto alla piattaforma una mappa interna, che potesse evidenziare le aule e guidare gli utenti verso le proprie sessioni preferite.
Tra le altre caratteristiche, l'app ha permesso ai partecipanti di scoprire e conoscere le organizzazioni e gli speaker coinvolti nell'evento, lasciando loro la possibilità di entrare in contatto attraverso diverse call-to-action.
Consci delle incredibili possibilità di networking generate da un evento di questo calibro, abbiamo arricchito l'app con funzionalità social che permettessero ai partecipanti di identificarsi e scambiarsi i contatti direttamente dall'app.
L'Erasmus Generation Meeting ha incluso anche diversi momenti sociali e celebrativi, come una coinvolgente flag parade, una cena di gala e tanto altro. Abbiamo quindi colto l'occasione per aggiungere alla piattaforma una mappa completamente navigabile, tramite la quale ottenere tutte le informazioni per raggiungere i diversi luoghi dell'evento. Infine, un feed di notizie all'interno dell'app ha permesso ai partecipanti di rimanere aggiornati su tutte le comunicazioni, suggerimenti e informazioni importanti.
Il feedback di partecipanti e partners sull'app è stato favoloso, e abbiamo potuto apprezzare un'adozione di quasi il 100% del nostro target. A livello statistico, è stato interessante osservare il comportamento dei partecipanti sull'app prima e durante l'evento. Per esempio, il grafico sottostante mostra chiaramente come gli utenti iniziassero a usare l'app al mattino di ogni giorno, per preparsi per le sessioni scelte, con picchi di utilizzo a metà giornata e un minor accesso (seppur non nullo) durante le ore serali – durante le quali potevano avvantagiarsi della mappa e delle comunicazioni dagli organizzatori.
Naturalmente, il team si è appoggiato alle competenze cloud e alle best-practice di ITER IDEA,
per garantire la progettazione di una soluzione ottimizzata, scalabile e sostenibile.
Questo ha portato l'intera architettura serverless a costare meno di 1€ per la durata complessiva dell'evento.
È stata indubbiamente un'esperienza incredibile. Porto ha offerto un'atmosfera magica, a cavallo tra la tradizione e la modernità, che aggiunto un tocco speciale al fine settimana. Ho avuto l'opportunità di lavorare con un fantastico gruppo di persone, che è stato in grado di organizzare un evento indimenticabile per una nuova generazione di creatori e innovatori. Grazie a tutti voi! Ultimo ma non ultimo, è stata l'occasione perfetta per scoprire giovani talenti da annettere al team di ITER IDEA: potremmo avere belle novità molto presto!
Anche tu sei interessato a lavorare con noi? Non vediamo l'ora di conoscerti!
